إن صدور قرار مجلس الجامعة لا يعني أن إجراءات الابتعاث انتهت ، بل يعتبر انتهاء لمرحلة وبداية مرحلة أخرى يتم فيها تحديد موعد السفر وتأكيد حجز الطيران واستكمال البيانات الخاصة بإصدار القرار التنفيذي للابتعاث والحصول على أمر الإركاب، حيث يقوم المرشح للابتعاث باستكمال الآتي :

• تحديد موعد السفر.

• تحديد خط السير.

• تحديد المرافقين .

• تعبئة النماذج والتعهدات .

• تعبئة نموذج تسليم العهد .

• تسليم كافة المستندات المطلوبة لإدارة البعثات مع إحضار الأصول للمطابقة (المبتعثات يسلمن المستندات لعمادة الدراسات العليا شطر الطالبات).

• استلام القرار التنفيذي للابتعاث.

المستندات المطلوبة :​

• تعهد الالتزام بالأنظمة (أصل).

• نموذج تسليم العهد (أصل).

• استمارة العناوين (أصل)الجزء الأخير يعبأ بعد الوصول إلى مقر الدراسة ويرسل بالايميل scholarships@uj.edu.sa.

• موافقة ولي الأمر والمحرم (أصل).

• تعهد المحرم بمرافقة المبتعثة طيلة مدة البعثة (أصل).

• صورة من التأشيرات (الابتعاث للخارج)

• خطاب قبول بالتاريخ الجديد لبدء الدراسة، إذا فات موعد الدراسة 

(جميع النماذج موجودة في النماذج والتعهدات )

ملاحظة مهمة ​:-

​ ​         صدور القرار التنفيذي للابتعاث يستوجب وصول المبتعث إلى مقر الدراسة خلال ثلاثة أشهر من تاريخ صدوره ، وإلا يعتبر القرار لاغياً ، حسب أحكام المادة الثامنة من لائحة الابتعاث والتدريب لمنسوبي الجامعات ؛ والتي نصت على : " يتم سفر المبتعث إلى مقر دراسته بعد صدور القرار التنفيذي لابتعاثه ، ويلغى القرار إذا لم يصل إلى مقر دراسته بعد مضي ثلاثة أشهر من التاريخ المحدد في القرار ". 

          لذا حرصت إدارة البعثات على عدم إصدار القرار التنفيذي للابتعاث فور الموافقة عليه .. بل يتم تأخير إصداره إلى قبيل موعد السفر بأسبوع تقريباً . إذا استكمل الموظف كافة المستندات المطلوبة لفتح ملف بإدارة البعثات (الموضحة أعلاه). وعند سفره ، يتصل بالموظف المختص بإدارة البعثات ويطلب منه إصدار القرار التنفيذي، ويقوم هو بطباعة القرار إلكترونيا (يتم طباعة القرار من النظام : منصة الخدمات ـ الابتعاث ـ الصادر ـ المنفذة ـ فتح الطلب ـ طباعة القرار).