إذا حصل المرشح/المرشحة على القبول المطلوب وتم استكمال جميع الشروط؛ فيتم اتباع الخطوات التالية:
يتم تقديم طلب ابتعاث إلكتروني عن طريق نظام كفاءة ويتم استكمال كافة البيانات المطلوبة تعبئتها، وارفاق كافة المستندات حسب ما هو موضح في طلب الابتعاث.
ارسال طلب الابتعاث إلى رئيس القسم العلمي.
يقوم رئيس القسم العلمي بعرض طلب الابتعاث على مجلس القسم، وبعد الموافقة يتم إرفاق قرار مجلس القسم في طلب الابتعاث.
يرسل رئيس القسم طلب الابتعاث إلى عميد/وكيل الكلية للبحث والابتكار (حسب التنظيم المعمول به في الكلية).
يقوم عميد/وكيل الكلية للبحث والابتكار بعرض طلب الابتعاث على مجلس الكلية وبعد موافقة مجلس الكلية على الابتعاث واعتماد رئيس الجامعة للمحضر يتم ارفاق صورة منه في طلب الابتعاث.
يرسل الطلب إلى إدارة البعثات.
يقوم الموظف المختص بإدارة البعثات بتدقيق الطلب ومراجعته للتأكد من استكمال شروط الابتعاث وتعبئة كافة البيانات المطلوبة والمستندات المطلوب ارفاقها.
يرسل الموظف المختص الطلب لمدير إدارة البعثات أمين اللجنة الدائمة للابتعاث والتدريب لعرضه على اللجنة .
.يرسل الطلب بعد عرضه على اللجنة إلى عميد الدراسات العليا متضمنا توصية اللجنة بالابتعاث.
.يرسل عميد الدراسات العليا الطلب لوكيل الجامعة للدراسات العليا متضمنا توصية اللجنة بالابتعاث.
يرفع وكيل الجامعة للدراسات العليا والبحث العلمي الطلب إلى رئيس الجامعة لاعتماد توصية اللجنة والموافقة على الطلب نيابة عن مجلس الجامعة.
في حالة موافقة رئيس الجامعة على الطلب نيابة عن مجلس الجامعة يرسل الطلب إلى إدارة البعثات.
يتم تسليم أصول النماذج والتعهدات التي تم ارفاقها في الطلب لإدارة البعثات.
يتم اصدار القرار التنفيذي للابتعاث قبل بداية الدراسة بشهر إذا كان الابتعاث للخارج.
إذا كان الابتعاث للخارج فيقوم موظف إدارة البعثات بتسجيل بيانات قرار الابتعاث بنظام سفير ، ويتم دخول المبتعث عليه عند وصوله إلى مقر البعثة لتسجيل تاريخ وصوله واستكمال اجراءات فتح الملف بالملحقية.
يقوم المرشح للابتعاث بعد صدور قرار ابتعاثه بالدخول على منصة اعتماد وتقديم طلب أمر اركاب له ولافراد اسرته المرافقين له .
