ينبغي أن يعلم المبتعث أن الجهة المسؤولة عنه في بلد الابتعاث هي الملحقية الثقافية السعودية ، وأن جميع معاملاته يجب رفعها إليها للاطلاع عليها واتخاذ الإجراءات اللازمة حيالها عن طريق بوابة المبتعثين " سفير " . حيث أناطت اللائحة التنفيذية للموارد البشرية في الخدمة المدنية بالملحقين الثقافيين مهمة متابعة المبتعث دراسياً ورعاية كافة شؤونه أثناء وجوده في مقر دراسته وقد نصت المادة (181): "يتولى الملحقون الثقافيون في الخارج الإشراف على الموظفين المبتعثين طيلة مدة ابتعاثهم".
فعلاقة المبتعث تكون مباشرة مع الملحقية الثقافية السعودية ببلد الابتعاث ، ويتم إرسال جميع الطلبات إلى الملحقية إلكترونيا عبر بوابة المبتعثين (سفير) ويتم إرسالها إلى الجامعة إذا تطلب الأمر ذلك عبر هذه المنظومة .
وتقوم إدارة البعثات بالجامعة بتلقي الطلبات وإحالتها إلى جهة الاختصاص بالجامعة إلكترونيا ، بواسطة نظام الابتعاث الإلكتروني ، وعند صدور القرار من الجامعة ، يتم إقفال طلب سفير ، وبذلك يتم ابلاغ الملحقية ، وتقوم الملحقية بإبلاغ المبتعث بذلك .
وعدم التزام المبتعث بذلك يؤدي إلى تأخر البت في طلبه أو معاملته ، لأن الجامعة لن تنظر في أي معاملة ما لم تستوفِ الشروط والإجراءات ومن ضمنها رأي الملحق الثقافي السعودي ببلد الابتعاث، حسب ما نصت عليه لائحة الابتعاث والتدريب لمنسوبي الجامعات .
ملاحظة مهمة :
إذا كان طلب المبتعث المقدم إلى الملحقية الثقافية السعودية واحدا من هذه الطلبات التالية : " تمديد بعثة ، ترقية بعثة ، تغيير جامعة، تغيير البلد ، تغيير التخصص ، رحلة علمية ، تخرج، إنهاء بعثة " فإن عليه أن يدخل إلى نظام الابتعاث الإلكتروني بالجامعة " كفاءة "؛ ويقديم الطلب المماثل لطلبه في سفير .
وما عدا هذه الطلبات فيكتفى بتقديم الطلب عبر بوابة المبتعثين (سفير) وتقديم (طلب عام) عن طريق " كفاءة ".
