الوصول إلى مقر البعثة وفتح ملف بالملحقية
يتم سفر المبتعث إلى مقر البعثة بعد صدور القرار التنفيذي للابتعاث، حيث نصت المادة الثامنة من لائحة الابتعاث والتدريب لمنسوبي الجامعات على : "يتم سفر المبتعث إلى مقر دراسته بعد صدور القرار التنفيذي لابتعاثه ويُلغى القرار إذا لم يصل إلى مقر دراسته بعد مضي ثلاثة أشهر من التاريخ المحدد في القرار".
وينبغي ألا تزيد المدة ما بين وصول المبتعث إلى مقر البعثة وبين تاريخ بدء الدراسة عن شهر واحد لأنه لا يبدأ الصرف عليه إلا قبل بداية الدراسة بشهر واحد كما هو نص المادة التاسعة من لائحة الابتعاث والتدريب لمنسوبي الجامعات : "يبدأ الصرف على المبتعث من تاريخ وصوله إلى مقر بعثته على ألا
وإذا وصل المبتعث إلى مقر البعثة فعليه أن يبلغ الملحقية الثقافية السعودية بوصوله عن طريق نظام سفير ويزودهم بالأوراق والمستندات المطلوبة لفتح ملف خاص به ليتم تعيين مشرف دراسي له ومنحه الضمان المالي للمؤسسة التعليمية وبطاقة الضمان الطبي والبدء في استكمال إجراءات صرف المخصصات المالية .
إجراءات الدخول على سفير:
إذا صدر قرار الابتعاث التنفيذي، تقوم إدارة البعثات بفتح ملف للمبتعث في نظام (سفير) ويتم دخول المبتعث عليه برقم السجل المدني وفق الخطوات التالية:
أولا يتم انشاء حساب في سفير 2 .
يتم تقديم طلب مباشرة دراسة.
بعد قبول طلب المباشرة يتم رفع طلب الخطة الدراسية.
بعد قبول طلب الخطة الدراسية يتم رفع طلب جديد اسمه طلب ضمان مالي تعليمي.
إذا تم قبول طلب الضمان المالي يتم ارسال ايميل للمبتعث بصوره من الضمان.
المستندات المطلوبة من قبل الملحقية:
-
صورة جواز السفر وجوازات سفر الأسرة المرافقة له مع صور لختم دخول البلد .
-
تأشيرة الدخول .
-
صورة خطاب القبول الحاصل عليه من المؤسسة التعليمية .
-
صورة قرار الابتعاث الصادر من الجامعة .
-
صور الشهادات والسجلات الأكاديمية الحاصل عليها .
-
صورة بطاقة الأحوال أو كرت العائلة للمرافقين .
-
صور شخصية .
-
شيك ملغى لحسابه البنكي ببلد الابتعاث لتتمكن الملحقية الثقافية من إرسال المخصصات المالية إلى البنك مباشرة .
-
إذا كان المحرم المرافق للمبتعثة موظفا حكوميا فيلزمه احضار قرار اجازة استثنائية أو تقاعد أو قرار ابتعاث من جهة عمله ليتم الصرف عليه.
وينبغي على المبتعث عند وصوله إلى مقر البعثة أن يقوم بتسجيل جواز سفره في القنصلية السعودية ، وتزويدهم بعنوانه وأرقام هواتفه لمساعدته عند الحاجة .
