اجراءات الطلبات التي يقدمها المبتعث أثناء فترة الابتعاث
تنحصر الطلبات التي يقدمها المبتعث أثناء فترة الابتعاث إلكترونيا عبر نظام الابتعاث الإلكتروني بالجامعة؛ في الطلبات التالية : " تمديد بعثة، الاستمرار في البعثة لدراسة اللغة، ترقية بعثة، تغيير جامعة أو البلد، تغيير التخصص، الرحلات العلمية، حضور المؤتمرات العلمية والندوات العلمية والدورات القصيرة، طلب، عام ، إنهاء بعثة ، التخرج " .
وجميع هذه الطلبات يتم تقديمها عن طريق نظام " كفاءة " ـ "منصة الخدمات" ـ " طلبات الابتعاث " ثم يختار النموذج المطلوب. وتأخذ نفس المسار والخطوات الإجرائية الإلكترونيا؛ وفق ما يلي :
- يتم دخول المبتعث على نظام "كفاءة" ـ "منصة الخدمات" ـ " طلبات الابتعاث " ويقوم بتعبئة النموذج المطلوب وإرفاق المستندات المطلوبة ثم إرساله إلى إدارة البعثات .
- يقوم الموظف المختص بإدارة البعثات باستلام الطلب ومراجعته وتدقيقه والتأكد من استيفاءه الشروط والمستندات المطلوبة ، ومن ثم إرساله إلى مدير إدارة البعثات .
- يقوم مدير إدارة البعثات باستلام الطلب بمراجعة الطلب وإرساله إلى رئيس القسم بالكلية المعنية .
- يقوم رئيس القسم باستلام الطلب وعرضه على مجلس القسم .
- بعد دراسة الطلب والموافقة عليه من قبل مجلس القسم ؛ يتم إرساله إلى عميد/وكيل الكلية للبحث والابتكار لعرضه على مجلس الكلية لدراسته .
- بعد دراسة الطلب والموافقة عليه من قبل مجلس الكلية واعتماد رئيس الجامعة له؛ يتم إرساله إلى إدارة البعثات .
- يقوم الموظف المختص بإدارة البعثات باستلام الطلب ومراجعته وتدقيقه والتأكد من استيفاء لموافقة مجلسي القسم والكلية واعتماد معالي رئيس الجامعة له، وارفاق محاضر مجلسي القسم والكلية، ثم يتم إرساله إلى أمين اللجنة الدائمة للابتعاث والتدريب ، لعرضه على اللجنة الدائمة للابتعاث والتدريب .
- بعد الدراسة والموافقة على الطلب من قبل اللجنة الدائمة للابتعاث والتدريب يتم إرساله إلى مدير إدارة البعثات أمين اللجنة ، لاعداد توصية اللجنة الدائمة للابتعاث والتدريب، ومن ثم إرساله إلى عميد الدراسات العليا لمراجعة توصية اللجنة ومن ثم ارسال الطلب إلى وكيل الجامعة للدراسات العليا والبحث العلمي لاعتماد توصية اللجنة الدائمة للابتعاث والتدريب ، وإرسال الطلب إلى رئيس الجامعة .
- يقوم رئيس الجامعة باستلام الطلب والموافقة عليه نيابة عن مجلس الجامعة .
- بعد موافقة معالي رئيس الجامعة على الابتعاث يرسل الطلب إلكترونيا للموظف المختص بإدارة البعثات لاستكمال اجراءات اصدار القرار التنفيذي وإرسال صورة منه لجهات الاختصاص .
- يتم إبلاغ المبتعث إلكترونيا بالموافقة على طلبه .
- يتم ابلاغ الملحقية الثقافية السعودية في بلد الابتعاث بالقرار إلكترونيا بواسطة نظام "سفير" ، حيث يقوم الموظف المختص بإدارة البعثات بالدخول على الطلب الإلكتروني في نظام " سفير" ويرفق صورة القرار ويرسل الطلب للملحقية .
ملاحظة مهمة :
على المبتعث أن يقدم الطلب الذي يرغبه بمدة كافية لا تقل عن أربعة أشهر قبل تاريخ نهاية بعثته، حتى لا يتم إيقاف الصرف عليه، لأن موافقة المجالس واللجان المختصة على الطلب تستغرق وقتا طويلا.
يجب على المبتعث للخارج تقديم طلب عبر نظام سفير، يكون مماثلا للطلب الذي تم تقديمه في نظام كفاءة . لأن لائحة الابتعاث والتدريب لمنسوبي الجامعات اشترطت تأييد الملحق الثقافي لطلب المبتعث وإذا لم يجد له طلبا مماثلا في كفاءة يتم تقديم : طلب عام
