اجراءات ونماذج اقامة الفعاليات العلمية
عند رغبة أحد قطاعات الجامعة في عقد فعالية علمية يجب على الجهة المعنية اتباع الخطوات التالية:
أولا : تقيدم الطلب
يتم تقديم طلب إقامة الفعالية عبر نظام "راسل"، على أن يكون موعد تنفيذها بعد مدة لا تقل عن أربعة أشهر من تاريخ تقديم الطلب.
ثانياً: دراسة الطلب من قبل العمادة
تتولى عمادة الدراسات العليا والتعاون الدولي مراجعة طلب إقامة الفعالية، والتأكد من استيفائه جميع المتطلبات النظامية واستكمال البيانات والمرفقات اللازمة قبل اتخاذ الإجراء المناسب حياله.
وفي حال اكتمال الطلب، يتم الرفع للوزارة حسب حالتين رئيسيتين:
الحالة الأولى: طلب الموافقة المبدئية
في حال رغبة الجهة بالحصول على الموافقة المبدئية من وزارة التعليم، يتم استكمال المتطلبات التالية:
- استمارة عقد اللقاء العلمي الخاصة بالوزارة بصيغة (PDF)، مكتملة ومختومة من الجهة الطالبة للفعالية.
- ملف تعريفي عن الفعالية بصيغة (PDF) يتضمن عنوان الفعالية، الأهداف، المحاور، والجهات المشاركة أو الداعمة.
ملاحظة:
يلزم تزويد عمادة الدراسات العليا والتعاون الدولي بأسماء المتحدثين بعد استكمال بياناتهم والحصول على الموافقة المبدئية، على أن تُرسل البيانات كاملة قبل موعد الفعالية بمدة لا تقل عن ثلاثة أشهر.
الحالة الثانية: طلب الموافقة النهائية
في حال جاهزية جميع بيانات الفعالية والمتحدثين، يتم الرفع بطلب الموافقة النهائية من الوزارة، مع استكمال المستندات التالية:
- استمارة عقد اللقاء العلمي الخاصة بالوزارة بصيغة (PDF) مكتملة ومختومة من الجهة وتستثنى في حال الحصول على الموافقه المبدئية
- الملف التعريفي للفعالية بصيغة (PDF). وتستثنى في حال الحصول على الموافقه المبدئية
- استكمال المسوحات الأمنية لجميع المتحدثين دون استثناء، وتشمل:
- ملف المسح الأمني (Excel) لجميع المتحدثين، مع الالتزام بتعبئة البيانات وفق تعليمات ملف الإرشادات الموضح في ملحق الضوابط.
- ملف المسح الأمني (Word) للمتحدثين من خارج المملكة، مختوم ومحول إلى (PDF) واحد.
- إرفاق السير الذاتية لجميع المتحدثين (بما لا يتجاوز ثلاث صفحات لكل متحدث)، مجمعة في ملف واحد بصيغة (PDF).
- إرفاق صور الجوازات للمتحدثين من خارج المملكة في ملف واحد بصيغة (PDF).
- استكمال بيان أسماء المتحدثين من خارج المملكة.
ثالثاً: وحدة التوعية الفكرية
تقوم عمادة الدراسات العليا والتعاون الدولي بعرض قائمة أسماء المتحدثين على وحدة التوعية الفكرية لاستكمال الإجراءات النظامية حيال ذلك.
رابعاً: اعتماد الطلب من الجامعة
بعد اكتمال المتطلبات، يتم إحالة الطلب إلى:
وكالة الجامعة للدراسات العليا والبحث العلمي ثم إلى مكتب معالي رئيس الجامعة لاعداد خطاب رسمي يتضمن طلب الحصول على موافقة وزارة التعليم على إقامة الفعالية. ثم يعاد الى عمادة الدراسات العليا والتعاون الدولي.
خامساً: الرفع للوزارة
تتولى عمادة الدراسات العليا والتعاون الدولي رفع الطلب إلى وزارة التعليم عبر:
- الاتصالات الإدارية (نظام المراسلات الرسمية)،
- وملفات المسح الأمني عبر البريد الإلكتروني الرسمي للفعاليات العلمية المعتمد لدى الوزارة..
تعبئة نموذج طلب عقد لقاء علمي
تعبئة نموذج المسح الأمني للمتحدثين من خارج المملكة
تعبئة نموذج المسح الامنى للبريد الالكترونى لجميع المتحدثين
نموذج بيانات أسماء المشاركين من خارج المملكة
اشتراطات تعبئة نموذج المسح الأمني (أكسل)
